Definició de llocs de treball

MERCÈ DEDEU RIBERA

Per una empresa que vol assolir l’excel·lència, el tenir ben definits els seus llocs de treball, la farà disposar d’un bon coneixement de la seva estructura interna i dels processos que es duen a terme, a més del nivell d’utilització dels recursos humans i tècnics. Aquesta informació serà valuosa tant per l’àrea de RRHH com també per totes les àrees estratègiques de l’organització. Una bona definició inclourà les característiques i demandes del lloc tant des del punt de vista tècnic com del humà.

 

Previ a la definició dels llocs de treball, caldrà un anàlisi d’aquests, per tal d’obtenir la màxima informació rellevant del lloc en concret. En aquest punt ja podem entendre el profit que pot suposar pel departament de RRHH, ja que el rendiment posterior a l’anàlisi es traduirà en optimitzar l’execució de les tasques, consecució d’objectius i fites, seguretat en el treball, satisfacció de les persones i en altres factors que podem veure resumits en el següent gràfic:

 

 

 

 

Per poder comprendre millor el fruit que pot donar a l’organització en general, serà millor fer-ho a través d’un exemple de la definició del lloc de treball de Director de Compres:

 

Funcions

 

1. Mantenir un flux constant de matèria prima pel bon funcionament de la producció.

2. Sostenir i mantenir els estàndards de qualitat adequats.

3. Vetllar pel mínim cost possible sense davallar la qualitat.

4. Aconseguir treballar amb el nivell d’estocs òptim.

5. Assolir la competitivitat:

    5.1 Cercar i desenvolupar proveïdors.

    5.2 Estandarditzar al màxim els articles.

    5.3 Liderar la investigació de materials.

    5.4 Aconseguir els objectius de compres al cost administratiu més baix possible.

6. Procurar una relació d’harmonia i productivitat amb la resta de departaments.

 

 

Procediments de la Gestió de Compres

  • Determinar qualitativa i quantitativament les necessitats de materials provinents de l’exterior.

  • Selecció de proveïdors.

  • Condicions generals de compra.

  • Negociació.

  • Llançament, acceptació, seguiment i tancament de les comandes.

  • Confirmació de les factures.

  • Recepció i identificació dels lliuraments.

  • Inspecció dels materials comprats.

  • Custodia i lliurament de les matèries.

  • Segmentació del departament en àrees d’actuació.

  • Descripció dels llocs de treball del departament.

  • Identificació de la qualificació dels RRHH al seu càrrec.

  • Establir les necessitats de formació i elaborar els plans corresponents del personal de compres.

  • Control de despeses del seu departament.

  • Avaluació de la gestió i informació al seu superior.

 

Previsió quantitativa de material

  • Pla de necessitats de materials estratègics a llarg termini.

  • Pressupostos i plans de compres.

  • Programa de necessitats a curt termini de tots els materials.

 

Previsió qualitativa de material

  • Anàlisi de les necessitats funcionals per tal d’unificar les decisions tècniques i econòmiques.

  • Redactar les especificitats emprant comitès de productes per tal d’aconseguir decisions equilibrades i solucions econòmicament viables.

  • Descripció de la qualitat requerida pel Departament de Qualitat.

 

Selecció de Proveïdors

  • Anàlisi de proveïdors. Recopilar informació de mercat per tal d’identificar proveïdors potencials. Caldrà visitar al proveïdor, acompanyat pel personal tècnic i de control de qualitat, per veure que les seves instal·lacions compleixin els nostres requeriments i puguin afrontar les necessitats futures.

  • Homologació de proveïdors. Avaluar els proveïdors presents i futurs tenint en compte: preu, qualitat, acompliment de terminis de lliurament, assistència tècnica i post-venta, nombre d’incidències i la seva resolució, situació econòmic – financera, i d’altres pròpies de la seva especificitat.